L'incentive est une notion de plus en plus employée dans l'univers de l'événementiel. Dans un milieu où la pensée est toujours axée vers une organisation minutieuse, elle a un caractère plutôt original.
L'incentive et l'évènement professionnel
Un évènement professionnel à aspect incentive permet efficacement d'aborder et de gérer des problèmes. Ceci dit, au lieu de faire face seul aux différentes contraintes de la vie professionnelle, le voyage de stimulation permet de réfléchir ensemble à des solutions et de renouer des connexions entre les différents acteurs de l'entreprise. Cette nouvelle pratique tend à stimuler la productivité dans un cadre extra-professionnel ludique. En bord de mer, en haute montagne ou près des lacs, les destinations proposées promettent d'être uniques et saines. Les paysages saisissants formant les plus beaux panoramas du pays permettent au personnel de se libérer des tensions quotidiennes et de mieux se connaître. Tout comme le team building, l'incentive va encore plus loin dans son approche : récompenser les salariés et les collaborateurs les plus méritants. Pour bien organiser votre événement, n'hésitez pas à découvrir les meilleurs conseils ici.
Déceler la salle adaptée aux besoins
Organiser un séminaire n'est toujours pas facile, d'autant plus que le choix de la destination et la programmation sont des étapes clés qui permettent de mener à bon escient l'évènement. Les objectifs étant de marquer les esprits des participants et de faire de l'évènement incentive un voyvage inoubliable et très bénéfique. Pour un projet hors du commun, il convient d'opter pour la location de salles de conférence. Dans la recherche de salle, deux options s'offrent à vous. Une société de marketing événementiel peut se charger de l'analyse des sites potentiels. Il est indispensable de faire une liste d'adresses réputées dans l'univers événementiel et de faire une descente sur les lieux. Des comparaisons sont ensuite réalisées en fonction de leurs atouts, leurs spécificités et leurs inconvénients. Dans la plupart des cas, des intermédiaires sont sollicités pour mettre en contact les propriétaires et les gérants avec les chargés du marketing événementiel. Il est également possible de faire appel à des sites spécialisés dans le secteur. Cette solution plutôt simple et rapide permet de trouver la salle qui répond à toutes les attentes. Il suffit d'exploiter les systèmes de filtre afin d'affiner les résultats. Grâce à un vaste réseau de collaborateurs, le prestataire est en mesure de vous proposer de nombreux services annexes à votre séminaire ludique : ateliers, animations, dégustations, concerts, spectacles, animations DJ, activités touristiques, culturelles et sportives…
Choisir le type de location
Le type de location de salles de conférence varie généralement en fonction du budget investi. Cet investissement doit combler les frais de location, les installations, le service de traiteur et les ressources valorisables. Vous pouvez louer des salles vides pour un budget moins onéreux. En outre, vous pourrez personnaliser le décor selon vos goûts. Si vous voulez gagner plus de temps, vous pouvez opter pour la location de centre de congrès clé en main. Voici quelques conseils sur l'organisation de voyage d'affaires.
Comment organiser et préparer une conférence
Vous consacrez une grande partie de votre temps à la préparation de conférences. Tout se passe rarement comme prévu. Le rendez-vous est soudainement reporté, le conférencier principal attrape la grippe ou la salle de conférence est occupée. Que pouvez-vous faire dans une telle situation ? Nous avons préparé une liste de contrôle pour vous afin que vous puissiez prendre en compte tous les aspects de la planification de la conférence pendant l'organisation et la disposition soudaine sans longues délibérations. Vous pouvez toujours l'utiliser comme guide, cochez simplement les points terminés et passez immédiatement au suivant.Temps:
- Notez les dates de vacances
- Attention aux jours fériés et aux longs week-ends
- Notez tout chevauchement avec d'autres dates (salons, dates internes à l'entreprise, etc.)
Emplacement:
- Liens de transport / directions pour la voiture et les transports publics
- Places de parking
- Existe-t-il des opportunités pour un programme de soutien?
Participants:
- Qui participe ?
- Inviter des invités d'honneur ?
- Inviter la presse ?
- Haut-parleurs?
- Photographe?
Sujets/contenu :
- Définir des sujets
- Écrire un ordre du jour
- Envoyer des invitations
Invitation:
Doit fournir des informations sur :- qui?
- lorsque?
- Où?
- pourquoi?
- Itinéraires d'approche (faites des croquis pour l'approche en voiture ou en transports en commun)
- Engagement contraignant des participants ? Si oui, comment et quand ?
Durée:
- Prévoyez des temps tampons et des pauses
- Annoncez le calendrier - sur le tableau à feuilles mobiles ou dans l'ordre du jour
Nuitées :
- Faire des réservations
- Clarifier les porteurs de coûts
- Organiser un mode de paiement
- Réserver des garages
Transport :
- Mode de transport
Documents :
- travailler et mettre en place
- Faire des diapositives powerpoint
Documents pour les participants :
- ordre du jour
- Matériel d'écriture : bloc-notes, stylo
Aménagement intérieur :
- Vérifiez les panneaux d'avertissement dans le bâtiment de la conférence
- Déterminer la disposition des tables
- Faire des badges nominatifs
- Copier les documents des participants
- Commandez la décoration
- Garde-robe ?
- installations sanitaires ?
Technologie de la salle :
- Lutrin
- Tester le micro
- Rétroprojecteur et diapositives
- Stylos pour transparents
- Pointeur pour le canevas
- Configurer l'écran
- Rétro-projecteur
- Magnétoscope et téléviseur
- Préparez une rallonge
- Tableau à feuilles mobiles avec bloc de rechange
- Stylos de différentes couleurs
Télécommunications :
- Déployer des téléphones
- Fournir un télécopieur
Interventions :
- Déterminer le timing
- Spécifiez le type de discours attendus
- éventuellement faire des enregistrements
Restauration:
- Boissons, verres, décapsuleurs, éventuellement assiettes avec viennoiseries
- Si nécessaire, installez un cendrier
- Commander de la nourriture / buffet
Programme cadre :
- Cadeaux pour les invités
- Visite d'entreprise
- Tourisme
- Plans de la ville
- programme de soirée culturelle
